Saltear al contenido principal
Experiencias

La carpeta, la agenda y la preparación previa a la sesión de directorio

carpeta agenda y preparación

Quizás una de las situaciones más incómodas que ocurren en el mundo corporativo se da cuando lo invitan a uno a una reunión y se acepta esta sin saber qué temas se tratarán, cuánto tiempo tomará, si es que hay decisiones que tomar, cómo afectan estas al resto -o a la compañía, por default- y cómo hay que prepararse para la misma.

Esta situación, que ocurre en casi todas las empresas, no es ajena a los directorios, sin embargo, hay formas de evitar que suceda y, además, sumando valor agregado a las sesiones haciéndolas más eficientes.

Hay una serie de temas y prácticas no sólo relevantes, sino que le dan un plus a la labor del director desde la empresa y que ayudan a generar un gran vínculo colaborativo entre este y las gerencias responsables de desarrollar los insumos informativos, haciendo ver además que esta información no “se trabaja para el Directorio” sino que éste se nutre de la información misma de la empresa, ganando todos.

Una práctica ligada a estos temas que recomiendo sobremanera instituir -de no tenerla aún- es la inducción a los sistemas y funcionamiento de la empresa por parte del directorio cuando toma posicionamiento. Esto será vital para conocer los procedimientos más relevantes de la empresa para su labor, las personas clave que cuentan con esa información en tiempo real y que la registran a nombre de la organización. A esto deben sumarse reuniones personales con el gerente general de la empresa e incluso establecer reuniones periódicas de seguimiento.

Ahora sí, estos son los principales temas a trabajar y sus mejores prácticas:

La Carpeta de trabajo del Directorio: Es el repositorio de información de la empresa, además de estar allí la información vital para el mejor desarrollo y análisis por parte del director.

Una de las mejores prácticas que he evidenciado con respecto a la carpeta de trabajo -del directorio- es establecer un repositorio con documentación actualizada -la que pudiese requerir el directorio- y pertinente a las sesiones que se vayan dando, tanto regulares como del comité.

Hoy en día con el uso de la tecnología esta labor es aún más fácil, pues basta que se “cuelgue” dicha información al momento que se genere y así esté a disposición de los directores. Asimismo, en ese repositorio se deberán mantener los acuerdos previos del directorio como elemento de consulta e información societaria relevante para la función del director.

La Agenda del Directorio: Esta contiene los puntos a tratarse en cada sesión.

En mi experiencia esta agenda u orden del día funciona mucho mejor cuando se elabora de antemano, conciliando las peticiones de los directores, teniendo en cuenta las necesidades de planificación -o corrección- en la empresa y las obligaciones que esta tenga respecto a sus accionistas y stakeholders.

Esta agenda debe contener, además, no sólo los puntos a discutirse sino la referencia sobre qué ocurrirá luego de dicha discusión -si es que sólo es una discusión de una práctica o si se trata de votar a favor o en contra de una decisión que tomar-, algo que el presidente del directorio y/o el secretario corporativo debe advertir al director al momento de hacérsela llegar, a fin de aprovechar lo máximo posible un intercambio de ideas que sume valor a la empresa y así evitar que el director llegue a la sesión “a enterarse” de lo que trataría el punto en agenda, dándole en cambio la oportunidad de estudiarlo previamente.

Además, el mismo directorio debe acordar en sus sesiones, así como con las gerencias, qué tipo de puntos de agenda serán de tipo recurrentes informativas -estados financieros, ventas, producción, etc.- qué tipo serán deliberativas así como las formas de cómo se deberá presentar la información “nueva” a fin de preparar la sesión. 

La preparación previa: Si bien este punto no represente un documento o una situación propiamente dicha, se entiende que el director debe prepararse para la sesión, pero no es el único que debe hacerlo.

Es ideal que los directores no sólo soliciten y revisen la información que conste en la carpeta del directorio, sino que también se reúnan con los responsables en la empresa para entender qué se discutirá en la sesión. Un claro ejemplo es cuando se quiere implementar un importante cambio tecnológico y de inversión -como un ERP o transformación digital- o quizás el cambio de nombre u objeto de la compañía a fin de no llegar a la sesión “a enterarse”. 

Dicho esto, es de suma importancia tener una comunicación fluida y transparente entre los directores y la alta gerencia y sus principales gerencias, a fin de poder sortear cualquier impasse que entorpezca la mejor toma de decisiones.

Es recomendable y muy buena práctica además, el debido registro de esta información -tanto la que se genera como la que se solicita- que es además de propiedad de la empresa, de manera clara y concisa, para su mejor alineación entre gerencias -negocio- y el directorio. 

Así no sólo se evita caer en la tentación de presentar información “preparada para el directorio” en exclusiva sino que, al ser la misma en todos los niveles de liderazgo, será mejor resguardada y aprovechada.

Share this Article

Discussion

Esta entrada tiene 0 comentarios

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Volver arriba
Buscar