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Compliance

Autoevaluación del directorio: ¿cómo hacerlo sin caer en la autocomplacencia?

Estamos en ese momento del año en que, además de planificar de cara al futuro, se deben revisar las metas y planes trazados, verificando su alcance de cumplimiento y el desempeño. Esta tarea no es ajena al directorio y a sus miembros.

De hecho, existen incluso legislaciones que establecen la obligatoriedad de la presentación de estas evaluaciones de cara a los accionistas y stakeholders de la compañía. Más allá de todo lo mencionado, esta evaluación debe contemplarse como una práctica de buen gobierno corporativo.

En ese sentido, existen múltiples maneras de llevar a cabo esta tarea, a mi parecer indispensable no sólo para medir el avance y/o dificultad en el cumplimiento de determinados objetivos -y corregirlos de ser el caso- sino también para poder mostrar a la empresa y a sus stakeholders que la designación en el cargo y sus objetivos son tomados con responsabilidad y transparencia.

Para ello, debemos definir el qué, el cómo y el “para qué”:

*¿Qué se evalúa? – En base a la definición de objetivos y metas que se haya propuesto el directorio en conjunto, en sus comités o como individuos. Asimismo, una parte importante de esta premisa se enfoca en cómo funciona el directorio como equipo.

*¿Cómo se evalúa? – El método más común es el de encuesta/entrevista, proponiendo una serie de puntos a considerar que serán puntuados individualmente por cada director, pudiendo discutirlos luego de manera colectiva en una sesión específica o mediante una reunión con el Presidente.

*¿Para qué se evalúa? – El objeto de la evaluación, además de lo descrito líneas arriba, es forjar una metodología de trabajo a la cual se le exigirán metas trazables que cuenten con cierta flexibilidad para corregirlas en la medida en que la empresa o la circunstancia por la que esta pasa así lo requiera.

A continuación les propongo una lista/cuestionario con los temas más comunes que se evalúan en estos procesos. Esta lista recoge las mejores prácticas observadas y la idea de cada tema considerado es generar una discusión ayudados por los comentarios que se desprendan de cada pregunta y que puedan ayudar a forjar esta metodología.

Asimismo, de lo que he podido observar en distintas empresas, cuanto más “vivo y flexible/adaptable” sea esta metodología, más exitosa será y de esta mejor experiencia se nutrirá el directorio, la empresa y sus stakeholders.

1.       Preparación antes de las sesiones

¿Considera que la información que recibe como preparación para las reuniones es suficiente, relevante y se distribuye con la debida anticipación?

¿La carpeta, la agenda y la preparación previa a las reuniones incluyen toda la información necesaria para su conocimiento, discusión y deliberación?

2.       Desarrollo de las sesiones

Con respecto a las sesiones, considera que…

¿Comienzan y acaban con puntualidad?

¿El tiempo que se dedica a los temas tratados es suficiente?

¿Se desarrollan de manera eficiente aprovechando el tiempo?

¿La forma de presentación y tratamiento de los temas es adecuado?

3.  El Directorio

Considera que el Directorio…

¿Cuenta con una visión de futuro clara, explícita y consensuada?

¿Fomenta una discusión abierta y franca?

¿Considera una diversidad de opiniones antes de adoptar las decisiones?

¿Facilita el trabajo en equipo?

¿Cuenta con una composición adecuada?

¿Cuenta con los conocimientos suficientes para contribuir al negocio?

¿Adopta medidas para prevenir, detectar, manejar y revelar conflictos de interés que puedan presentarse?

¿Es capacitado de manera oportuna sobre temas de interés?

¿Vigila la política de gestión integral de riesgo de la Compañía, incluyendo riesgos sociales y ambientales, teniendo en cuenta el entorno macroeconómico y competitivo, las disposiciones regulatorias y los objetivos de largo plazo de la Compañía?

4.  Los directores

Considera que, en general, los directores…

¿Se encuentran motivados y comprometidos con los intereses de la Compañía y de todos sus accionistas?

¿Contribuyen y fomentan una discusión abierta y franca?

¿Fomentan la discusión de temas de interés que puedan afectar a la Compañía y sus negocios?

¿Asisten debidamente preparados para las discusiones?

¿Conocen los lineamientos de ética adoptados por la corporación (Código de Ética)?

¿Se abstienen de votar en situaciones en las que existan conflictos de interés y lo manifiestan?

Considera que, en general, usted…

¿Asiste debidamente preparado para las discusiones?

¿Aporta el máximo de su potencial?

¿Escucha las otras opiniones antes de formar su propia opinión?

¿Conoce las situaciones que le generan un conflicto de interés?

¿Cuenta con la debida capacitación para afrontar los temas materia de discusión en las sesiones?

¿Sus peticiones e inquietudes reciben la adecuada atención de la Administración de la Compañía?

¿Conoce la capacidad y nivel profesional de los principales ejecutivos de la Compañía?

5. Comités del Directorio

¿En los comités en los cuales participa, tiene comentarios o sugerencias con relación a sus sesiones, temas tratados o cualquier otro asunto de su interés?

6.  Comentarios o sugerencias adicionales

Terminada la evaluación y tabulados los resultados, lo mejor y más recomendable, además de dar lectura de estos y discutir sus resultados en una sesión especial, es poder llevar a cabo los ajustes y mejoras que se requieran.

Aún cuando resulte obvio, se debe considerar que el mismo proceso debe contener:

  • Objetivos claros y medibles, que permitan al directorio evaluar su desempeño de manera objetiva y efectiva. Además, estos deben estar alineados con los objetivos macro de la compañía.
  • Participación activa de todos los miembros del directorio en el proceso de autoevaluación. Esto ayudará a garantizar que la evaluación sea completa y justa.
  • Debe ser un ejercicio de reflexión honesta y constructiva. Los miembros del directorio deben estar dispuestos a identificar sus fortalezas y debilidades, y a proponer áreas de mejora.
  • Recomendaciones específicas, ya que la autoevaluación debe culminar en la elaboración de recomendaciones específicas para mejorar el desempeño del directorio; debiendo ser estas recomendaciones concretas y accionables.

Algunas empresas, además, incluyen en la autoevaluación anual del directorio los objetivos macro de la compañía. En dichos casos es importante que los objetivos de la autoevaluación se deriven directamente de éstos y que incluya una evaluación del impacto del directorio en su consecución.

Todo esto, como sabemos, requiere una alta dosis de ética, integridad, coherencia y transparencia. Asimismo, todos los miembros del directorio deben dar lo mejor de sí mismos para impulsar y mantener dicha práctica con consistencia.

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